Personuppgiftsansvarig

Vanliga frågor

Varför behöver vi ett personuppgiftsbiträdesavtal? minimerad tryck enter för att maximera

När bibliotek använder Legimus behandlas personuppgifter om användare. För att uppfylla kraven i dataskyddsförordningen (GDPR) behöver det finnas ett personuppgiftsbiträdesavtal mellan MTM och bibliotekets huvudman.

Varför är MTM personuppgiftsansvarig? minimerad tryck enter för att maximera

MTM ansvarar för Legimus och bestämmer ändamålen med och ramarna för behandlingen av personuppgifter i tjänsten. MTM har utrett frågan om personuppgiftsansvar i Legimus och bedömt att MTM, enligt dataskyddsförordningen (GDPR), är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som behandlas i tjänsten. De anslutna bibliotekens huvudmän behandlar personuppgifter enligt MTM instruktioner och är därför personuppgiftsbiträden. Du kan läsa mer i utredningen Legimus och personuppgiftsansvar (MTM-2020-427).

Varför är bibliotekets huvudman personuppgiftsbiträde? minimerad tryck enter för att maximera

Bibliotekets huvudman behandlar personuppgifter enligt MTM instruktioner när biblioteket använder Legimus. Därför är huvudmannen personuppgiftsbiträde.

Vem ska stå som huvudman i avtalet? minimerad tryck enter för att maximera

Huvudman ska vara den juridiska person som ansvarar för verksamheten, till exempel en kommun, region, myndighet, stiftelse, förening eller ett aktiebolag. Biblioteket ska inte stå som huvudman om det inte är en egen juridisk person. För ett folkbibliotek är huvudman vanligtvis den nämnd som ansvarar för kultur- och biblioteksverksamheten i kommunen. Exempel: Stadsbiblioteket i kommun X: huvudman är Kultur- och fritidsnämnden i kommun X. För ett gymnasiebibliotek är huvudman vanligtvis den nämnd som ansvarar för utbildningsverksamheten. Exempel: Gymnasiebiblioteket i kommun Y: huvudman är Utbildningsnämnden i kommun Y. Observera: Biblioteket i sig är normalt inte huvudman. Huvudman är den nämnd eller juridiska person som ansvarar för verksamheten.

Vem ska skriva under avtalet? minimerad tryck enter för att maximera

Avtalet ska undertecknas av behörig firmatecknare för huvudmannen.

Hur många avtal behöver tecknas? minimerad tryck enter för att maximera

Normalt behövs ett avtal per huvudman. Om flera bibliotek tillhör samma huvudman omfattas de vanligtvis av samma avtal.

Gäller ett avtal för flera bibliotek? minimerad tryck enter för att maximera

Ja. Om flera bibliotek har samma huvudman kan de omfattas av samma avtal. Samtliga bibliotek måste då finnas med i bilaga 3.

Hur ska biblioteken anges i avtalet? minimerad tryck enter för att maximera

De bibliotek som ska omfattas av avtalet ska listas i bilaga 3. Bibliotekens namn behöver anges korrekt och fullständigt.

Vad händer om ett bibliotek saknas i bilaga 3? minimerad tryck enter för att maximera

Bibliotek som inte finns med i bilaga 3 omfattas inte av avtalet. Bilagan behöver då uppdateras och signeras på nytt.

Vi har bytt namn på ett bibliotek. Behöver avtalet uppdateras? minimerad tryck enter för att maximera

Ja. Om bibliotek tillkommer, tas bort eller byter namn behöver bilaga 3 uppdateras.

Måste vi lista bibliotek som ännu inte använder Legimus? minimerad tryck enter för att maximera

MTM rekommenderar att samtliga bibliotek under huvudmannen listas i bilaga 3, även de som ännu inte använder Legimus.

Har vi redan ett avtal med MTM? minimerad tryck enter för att maximera

Om ni är osäkra på om det finns ett giltigt avtal som omfattar ert bibliotek kan ni kontakta MTM på register@mtm.se.

Vad gäller om vi redan har ett äldre avtal? minimerad tryck enter för att maximera

Om avtalet tecknades före 2024 behöver det ersättas med det nya avtalet. Det tidigare avtalet fortsätter att gälla tills det nya avtalet har undertecknats av båda parter.

Kan avtalet signeras digitalt? minimerad tryck enter för att maximera

Ja. MTM använder i första hand digital signering.

Hur lång tid tar processen? minimerad tryck enter för att maximera

Handläggningstiden kan variera beroende på om avtalet är komplett när det skickas in. Om uppgifter saknas kan MTM behöva begära kompletteringar.

Vart skickar vi avtalet? minimerad tryck enter för att maximera

Ifyllda avtalsutkast och bilagor skickas till register@mtm.se. Glöm inte att ange namn och e-postadress till den person som ska signera avtalet.