Nya ansökningsprocessen till Legimus – hur har det gått?

Emma Kindblom är enhetschef på Biblioteksenheten vid MTM, som har i uppdrag att handlägga de ansökningar som kommer in via lärosätesbiblioteken.

Hur har det gått?

–Vi lanserade den nya processen måndagen den 12 januari. Både teknik och flödet av ansökningar fungerar som förväntat utifrån de tester och uppskattningar vi genomförde under hösten.

Hur ser väntetiderna för ansökningarna ut? När får studenterna sitt konto?

– De som hittills har beviljats konto har fått besked inom någon dag. Medianvärdet för beviljade ansökningar är strax över en dag, medelvärdet är strax över 2 dagar. De ansökningar som vi behöver utreda vidare tar lite längre tid, där är medianvärdet just nu strax under fyra dagar, medelvärdet strax över fyra dagar.

– Handläggningstiden blir längre om ärendet behöver kompletteras eller är mer komplext. Vi ser att det oftast går snabbare att fatta beslut ju mer komplett informationen som lämnas i ansökan är.

Hur hanteras ansökningarna?

– De hanteras i den ordning de kommer in. Vi har utökat handläggarbemanningen under terminsstart för att hantera inkomna ansökningar så snabbt, säkert och effektivt som möjligt. Vi arbetar hela tiden med våra arbetssätt med ambitionen att hålla handläggningstiderna så korta som möjligt.

Hur många ansökningar har kommit in under de två första veckorna?

– Under perioden 12 – 26 januari har vi fått in totalt 477 ansökningar, varav ungefär hälften (47%) beviljats per 26 januari. Resterande ansökningar är under utredning och beviljas eller avslås efter hand som vi hanterar dem.

Hur har reaktionerna på den nya processen sett ut bland bibliotekspersonal?

– Det har varit lite blandat. En del har tyckt att informationen vi skickade ut i december om hur man som registrerare ska arbeta i det nya ansökningsformuläret kom för sent inpå terminsstarten. Några har inför lanseringen också uttryckt oro för att den nya processen riskerar att göra så att studenter inte får tillgång till anpassad kurslitteratur i tid.

– Efter lanseringen har vi fått feedback på att det nya formuläret är enklare att arbeta i samt önskemål om att förtydliga vissa detaljer i ansökningsprocessen. Vi tar med oss sådana synpunkter i det fortsatta utvecklingsarbetet.

Hur kommer MTM att utvärdera processen?

– Vi utvärderar löpande och har redan gjort mindre justeringar i Biblioteksportalen för att förbättra ansökningsformuläret som registrerarna fyller i. Syftet med det är att få in så komplett information som möjligt redan från början, vilket vi ser bidrar till kortare handläggningstider.

Hur får registrerare stöd i att arbeta med den nya ansökningsprocessen?

– Främst genom legimus.se. Via ingången för bibliotekarier går det att komma åt en guide och en fråga-svarsida för den nya processen. I början på februari går det också att träffa oss på två digitala fråga-svartillfällen där det finns möjlighet att ställa frågor. Det går också alltid att vända sig till MTM:s kontaktcenter som kan hjälpa till om någon skulle köra fast.

2 februari: digital träff -frågor och svar om nya ansökningsprocessen

10 februari: digital träff -frågor och svar om nya ansökningsprocessen